Błędy przy pracy z firmą outsourcingową – jak ich unikać i jak rozwiązywać ?

Decydując się na współpracę z firmą zewnętrzną przede wszystkim należy pamiętać, iż żadna firma outsourcingowa nie zobowiązuje się do przejęcia w całości odpowiedzialności za funkcjonowanie przedsiębiorstwa od czasów jego powstania, a jedynie za okres świadczenia usługi.

Pamiętajmy, iż przy wyborze dostawcy usług nie należy podejmować pochopnych decyzji, gdyż mogą one potem okazać się bardzo kosztowne. Jeśli chcemy „sprawdzić" przyszłego kontrahenta jednym z najlepszych sposobów jest poproszenie go o listę referencyjną. Nie bez znaczenia są też kontakty nieformalne oraz różnego rodzaju fora internetowe, na których można dowiedzieć się wielu, często interesujących rzeczy o współpracy z przyszłym outsourcerem.

Niezmiernie ważną  kwestią, o której należy pamiętać decydując się na współpracę z outsourcerem jest fakt, iż umowa zawierana jest, aby rozpocząć współpracę z firmą outsourcingową, ale i co ważniejsze na wypadek rozstania z nią. Możemy być pewni, że w przyszłości pojawią się problemy, jeśli w umowie nie zostaną uregulowane wszystkie ważne kwestie, takie jak: ponoszenie odpowiedzialności, harmonogramy przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia danych usług, poufność danych czy kary umowne.  

Kolejnym istotnym zagadnieniem, w momencie pojawienia się konfliktu pomiędzy dostawcą usług (outsourcerem) a klientem, jest nie ignorowanie przez przedstawiciela firmy zewnętrznej sygnałów płynących od przedstawicieli klienta. Wielokrotnie misją firm outsourcingowych jest odpowiedzialne wspieranie ich klientów, tak aby mogli skupić się na podstawowej działalności firmy. Biorąc powyższe pod uwagę, outsourcer powinien wyraźnie zaznaczyć, iż dostrzega konflikt i zamierza się nim zająć. Każda ze stron, zarówno firma outsourcingowa jak i jej klient, powinna wysłuchać opinii drugiej strony i powziąć stosowne działania, mające na celu monitorowanie wdrażanego rozwiązania, wybranego zgodnie przez obie strony . Czasami bywają sytuację, że zaproponowane rozstrzygnięcie sporu nie sprawdza się - zwyczajnie nie działa w praktyce - wówczas należy rozpocząć poszukiwanie innego rozwiązania.

Nie myli się tylko ten, kto nic nie robi - błędy przy pracy zdarzały się i będą się zdarzać. Istotną kwestią jest aby odpowiednio zareagować w momencie ich pojawienia się. Dzięki skutecznemu zarządzaniu, wszelkie spory i konfrontacje będą jedynie stymulującymi rozwój przystankami firmy na drodze do idealnej współpracy z klientami.

Autor: Dominika Chybowska, FPA Group

Styczeń, 2011